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Kaffeemaschine fürs Büro
- Mieten oder Kaufen?

Kaffeemaschine fürs Büro – Mieten oder Kaufen?

Bevor Sie sich entscheiden, ob Sie Ihre neue Kaffeemaschine fürs Büro lieber kaufen oder nur mieten möchten – gibt es einiges zu beachten. Beide Optionen haben ihre Vor- und Nachteile. Informieren Sie sich jetzt bei Kaffee Professional über Ihre Möglichkeiten und finden Sie durch unsere kompetente Beratung Ihre individuelle Lösung!

Das Wichtigste in Kürze

  • Professionelle Kaffeemaschinen fürs Büro können Sie kaufen, mieten oder leasen.
  • Wenn Ihr Kaffeebedarf klar festgelegt ist und sich über die nächsten Jahre vermutlich nicht ändern wird, ist ein Kauf sinnvoll. Bei Mietverträgen wiederum werden Ihnen flexiblere Optionen angeboten und die Kaffeemaschine kann somit Ihrem Bedarf angepasst werden.
  • Bei hohem Kaffeebedarf, ab 150 Kaffeetrinkern, empfehlen wir ein leistungsstarkes Gerät. Da dieses in der Anschaffung recht teuer ist, rentiert es sich, die Kaffeemaschine zu mieten. Bei unter 100 Kaffeetrinkern kann es ratsamer sein, eine Kaffeemaschine zu kaufen.
  • Steuerlicher Aspekt: Beim Kauf einer Kaffeemaschine schreiben Sie diese 3-5 Jahre ab. Beim Mieten wiederum entstehen geringe monatliche Kosten, welche Sie über die Vertragslaufzeit absetzen.
  • Achten Sie bei Ihrer Kaufentscheidung auf Details wie Service-, Reparatur- und Wartungsoptionen im Vertrag. Praxistipp: Meist wird auch beim Kauf einer Kaffeemaschine ein entsprechender Service- oder Wartungsvertrag mit dem Anbieter abgeschlossen.
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Kaffeemaschine mieten fürs Büro: Die rundum-sorglos Alternative zum Kauf

Wenn Sie eine Kaffeemaschine mieten, stellt der Anbieter die Maschine für den festgelegten Zeitraum zur Verfügung. Dafür werden vereinbarte Mietkosten fällig. Die Vertragslaufzeit beträgt meistens 2-4 Jahre.

Vorteile:

  • Es erwarten Sie keine hohen einmaligen Anschaffungskosten. Servicepakete für die Inbetriebnahme und Wartung sowie ein persönlicher Ansprechpartner sind enthalten – damit sparen Sie Zeit und Kosten.
  • Oft ist Zubehör wie z.B. Kaffeetassen im Mietvertrag enthalten.
  • Bei vielen Verträgen sind Ersatzgeräte bei Defekt der Kaffeemaschine fürs Büro inklusive.
  • Nach dem Ende der Mietlaufzeit ist sowohl eine Vertragsverlängerung als auch die problemlose Rückgabe der Maschine möglich.

Nachteile:

  • Es kommen monatliche Kosten auf Sie zu – langfristig können diese gegebenenfalls teurer ausfallen als bei einem Kauf der Kaffeemaschine fürs Büro.
  • Je nach gewähltem Vertrag gibt es Mindestabnahmen an Kaffee und Milch oder Milchpulver.
  • Es ist eine strikte Beachtung von Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen nötig.

Weitere Tipps zur Kosten-Kalkulation:

  • Die Höhe der Kosten ist abhängig vom genauen Bedarf. Eine mittlere Kaffeemaschine für bis zu 50 Kaffeetrinkern startet schon bei 50 Euro monatlich.
  • Die Kosten richten sich nach Anbieter, Vertragslaufzeit, vereinbarter Mindestabnahmemenge, Serviceoptionen und mehr.
  • Ein großer Faktor ist auch der Leistungsumfang: Eine Kaffeemaschine mit Milchaufschäumer und Trinkschokoladen-Option ist teurer als eine reine Kaffeemaschine.

Kaffeemaschine kaufen fürs Büro

Wenn Sie eine Kaffeemaschine für Ihr Büro kaufen, besteht keine weitere Bindung an den Anbieter. Somit müssen auch Wartung, Befüllung oder Reparaturen selbstständig organisiert werden – dies kostet Zeit und Geld. Um das zu vermeiden, schließen die meisten Käufer mit Ihrem Anbieter einen Service- und Wartungsvertrag ab.

Vorteile:

  • Sie suchen sich beliebig ein für Sie passendes Kaffeemaschinen-Modell aus.
  • Es fallen keine regelmäßigen Kosten an.
  • Die Kaffeemaschine ist Ihr Eigentum.
  • Ohne Vertragslaufzeiten gibt es auch keine Vertragsbindung.
  • Sie sind an keine Abnahmemengen von Zusatzprodukten wie Kaffee oder Milch/Milchpulver gebunden.

Nachteile:

  • Es bestehen einmalige, aber hohe Anschaffungskosten für die Kaffeemaschine.
  • Die Lieferung, das Aufstellen und der Anschluss sind nicht automatisch im Kaufpreis enthalten.
  • Sie sind eingeschränkt in Ihrer Flexibilität, sobald Sie sich für eine gekaufte Kaffeemaschine entschieden haben. Das gewählte Modell, muss dann mehrere Jahre zu Ihrem Bedarf passen – auch wenn sich dieser ändert.

Weitere Tipps zur Kosten-Kalkulation:

  • Kaffeemaschinen fürs Büro sind erhältlich ab ca. 400 Euro bis zu über 19.000 Euro.
  • Die Unterschiede ergeben sich je nach Typ, Anbieter, Leistungsfähigkeit, Ausstattungsmerkmalen und mehr.

Büro und Kaffeemaschine: Doch lieber leasen?

Neben dem Mieten und Kaufen einer Kaffeemaschine für Ihr Büro gibt es noch eine andere Möglichkeit: Das Leasen. Beim Leasen einer Kaffeemaschine fürs Büro gibt es ebenfalls sehr unterschiedliche Verträge und dazugehörige Konditionen, welche wiederum individuelle Vor- und Nachteile bergen können. Zwar bieten die meisten Leasing-Verträge wie beim Mieten einer Kaffeemaschine auch vorteilhafte Serviceleistungen an, was natürlich viel Zeit und Aufwand spart, jedoch ist die individuelle Vertragsgestaltung bei einer Leasing-Option meist nicht so flexibel wie bei einem Mietvertrag. 

Das Leasen einer Kaffeemaschine im Vergleich zur Miete

  • Sie zahlen eine feste monatliche Rate – am Ende der Vertragslaufzeit kann die Kaffeemaschine gekauft werden.
  • Die Vertragslaufzeit ist oft flexibler als bei einer Miete (meist 1-5 Jahre).
  • Nicht immer gibt es eine Mindestabnahmemenge für Kaffee.
  • Leasing ist sinnvoll, wenn die Kaffeemaschine nach Vertragsende gekauft werden soll.
  • Meist ist kein Service- oder Wartungsvertrag inklusive – Praxistipp: Schließen Sie diesen über den Anbieter separat ab.

Warum sich das Leasen einer Kaffeemaschine fürs Büro weniger rentiert als eine Miete

  • Beim Leasen besteht oft ein höherer Aufwand durch den Vertragsschluss mit dem Finanzierungspartner.
  • Service- und Wartungsverträge müssen separat abgeschlossen werden.
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Büro-Kaffeemaschine kaufen oder mieten: Checkliste für Ihre individuelle Lösung

Ein genauer Check der Kaffeesituation in Ihrem Büro ist sinnvoll, da Sie einen detaillierten Überblick über Ihre Möglichkeiten bekommen und sich somit nachhaltig und langfristig für das Mieten oder Kaufen einer Kaffeemaschine entscheiden können. Um die für Sie passende Entscheidung zur Kaffeemaschine fürs Büro treffen zu können, sollten Sie sich vorab zu folgenden Punkten informieren:

  • Kaffeeverbrauch abwägen: Wie viel Kaffee wird in Ihrem Unternehmen verbraucht? Je mehr Kaffee von Ihnen und Ihren Mitarbeitern konsumiert wird, desto leistungsfähiger sollte die Kaffeemaschine fürs Büro sein. Bei besonders hohen Anschaffungskosten lohnt es sich, über eine Kaffeemaschine zur Miete nachzudenken.
  • Kostencheck: Wie hoch sind die monatlichen oder die einmaligen Kosten für die Kaffeemaschine im Büro? Diese Kosten können beim Mieten oder Kaufen einer Kaffeemaschine sehr unterschiedlich ausfallen – Lassen Sie sich am besten für beide Optionen ein Angebot machen und wägen Sie individuell ab.
  • Vertragskonditionen überprüfen: Auch ein genauer Blick in die verschiedenen Mietverträge und -konditionen einer Kaffeemaschine ist zu empfehlen – Prüfen und vergleichen Sie diese genau: Wie lange sind die angebotenen Vertragslaufzeiten, aber auch Kündigungsfristen? Ab welchem Zeitpunkt wäre eine gekaufte Maschine abbezahlt? Für manche Kaffeemaschinen fürs Büro gilt eine Vertragslaufzeit von drei Monaten, bei anderen wiederum bis zu 36 Monaten.
  • Mit einem Mietvertrag einhergehende Verpflichtungen: Nicht nur die Vertragslaufzeiten sollten überprüft werden, auch die unterschiedlichen Mietkonditionen der Anbieter sollten beachtet werden. So müssen manchmal im Rahmen eines Mietvertrages für die Kaffeemaschine im Büro festgelegte Mengen an Kaffeeprodukten abgenommen werden. Dies kann praktisch und sinnvoll für Ihr Unternehmen sein. Praxistipp: Schätzen Sie den Kaffeebedarf für Ihr Unternehmen ein. Wenn dieser Bedarf mit der geforderten Abnahmemenge übereinstimmt, bietet der Mietvertrag vermutlich Sparpotenzial – denn meist verringern sich die Mietkosten der Maschine durch die Kaffeeabnahme. Fragen Sie im Zweifel nach, wie hoch die Miete ohne Mindestabnahme des Kaffees ausfällt.

 

Sie benötigen noch weitere Unterstützung bei Ihrer Kaufentscheidung zur Kaffeemaschine im Büro? Kontaktieren Sie uns! Wir unterstützen Sie gern bei Ihrer Suche.

 

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Mieten oder Kaufen?

Kaffeewissen von A-Z

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